Quando falamos em fazer o controle de fluxo de caixa, as pessoas pensam que a operação envolve apenas o registro de entradas e saídas de dinheiro. Mas, será que é só isso?
Não!
Esse instrumento de gestão implica também em apurar o saldo disponível e projetar as finanças do CFC de modo que a empresa tenha recursos suficientes para investir e pagar suas obrigações.
Existem alguns erros que as autoescolas cometem na hora de fazer o controle de fluxo de caixa. No entanto, esses errinhos podem ser resolvidos se a empresa apenas seguir algumas dicas simples. 😊
Neste artigo veja quais são os principais erros e o que o seu CFC precisa fazer para evitá-los (ou repará-los).
Vamos lá?
Mas antes, como funciona o fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é uma ferramenta que demonstra a situação financeira da empresa. Portanto, funciona como um instrumento de gestão para organizar as finanças e facilitar a tomada de decisão. Geralmente, nesse documento estão inseridas informações relacionadas aos recebimentos, pagamentos e previsões.
Abaixo explicamos melhor o significado de cada uma dessas contas:
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Recebimentos
Os recebimentos envolvem todas as entradas de dinheiro que a sua autoescola teve em um determinado período de tempo. Esses valores podem ter vindo de vendas à vista, cartões de crédito, vendas à prazo, cheques, entre outros.
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Pagamentos
Os pagamentos são todas as saídas de dinheiro do seu CFC. Ou seja, o pagamento de obrigatoriedades como duplicatas, despesas com veículos, impostos, custos fixos e variáveis, entre outros.
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Previsões
Já as previsões são as expectativas de recebimentos e pagamentos futuros da sua autoescola. Em outras palavras, o que o seu CFC acredita que vai receber de dinheiro e pagar para os fornecedores e terceiros.
Desafios de fazer o controle de fluxo de caixa na autoescola
Fazer o controle de fluxo de caixa não é um procedimento complicado, mas possui desafios como qualquer outra atividade. Conseguir reunir as informações financeiras da autoescola, manter os documentos organizados, ter conhecimento absoluto sobre as despesas, e garantir a agilidade no controle de processos, por exemplo, são os desafios mais comuns.
Se esses desafios não forem superados, é muito provável que o seu CFC se depare com alguns problemas de gerenciamento e finanças.
Não acredita? Então dê só uma olhada nos exemplos que preparamos:
Imagine que o seu CFC possui 100 alunos em carteira e que 40% deles optam por pagar aulas no crédito. Se a sua autoescola não tiver o controle dos alunos que já fizeram o pagamento ou não mantiver salvo os comprovantes, como você vai conseguir identificar os alunos que ainda estão com pendências?
Agora, veja esse outro caso…
Imagine que a sua autoescola precise pagar 20 mil de duplicatas. A equipe responsável por controlar as finanças não tem conhecimento sobre todas as despesas, e acaba que quitando apenas a metade dessas obrigações. O que pode acontecer com o seu CFC nesse caso? A sua empresa pode ter que pagar juros e multas desnecessários, ou até mesmo prejudicar o relacionamento com fornecedores, certo?
Problemas como esses são mais comuns do que parecem, e veja bem, eles começam com a falta de controle de fluxo de caixa.
Quais são os erros mais comuns ao fazer o controle de fluxo de caixa?
Agora que você já sabe como o controle de fluxo de caixa funciona e quais são os principais desafios, chegou o momento de conferir os erros mais comuns que as autoescolas cometem quando o assunto é gerenciar as entradas e saídas de dinheiro.
Caso identifique que o seu CFC comete algum dos erros abaixo, não se preocupe. No próximo tópico mostraremos como você pode solucioná-los.
1: Não manter as informações atualizadas
O dia a dia no CFC geralmente é muito corrido e nem sempre sobra tempo para a equipe inserir ou atualizar as informações. Esse errinho, por menor que seja, pode ocasionar rombos enormes. Podendo levar a sua autoescola a acreditar que possui um saldo disponível que não existe.
Já pensou você verificar as informações, fazer um investimento alto com base nesses números e só depois descobrir que os dados estavam desatualizados?
2: Usar o dinheiro que ainda não entrou
É comum as empresas realizarem investimentos para o longo prazo, ainda mais quando os negócios vão de vento em popa. A questão é que imprevistos podem acontecer a qualquer instante, e uma situação que estava boa pode mudar totalmente de cenário.
Digamos que o seu CFC faturou 100 mil no primeiro trimestre e que decidiu fazer um financiamento para trocar toda a frota de veículos. Agora, imagine que nos últimos três meses os resultados não saíram como o esperado e que a sua autoescola está tendo algumas dificuldades para captar alunos.
Como vai ficar a situação do seu CFC se não conseguir pagar o financiamento?
3: Fazer o lançamento errado de informações
O sucesso do controle de fluxo de caixa vai depender muito das informações. Qualquer tipo de errinho nos dados, por menor que seja, pode mudar a percepção sobre os negócios e, como consequência, afetar a tomada de decisão.
100 mil é diferente de 10 mil, e o que muda no número é apenas um “zero”. Na correria do dia a dia, erros de digitação tendem a acontecer e adivinhe só, esses pequenos erros podem afetar (e muito) a veracidade do fluxo de caixa.
4: Não investir em tecnologia
Existem autoescolas que ainda fazem o controle de fluxo de caixa por anotações ou planilhas. É errado fazer desse jeito? Não…
Mas, por que o seu CFC quer correr o risco de ver as informações desatualizadas, perder os documentos e destinar horas de trabalho inserindo dados manualmente, se pode contar com a tecnologia para ajudar?
Como impedir erros no controle de fluxo de caixa na autoescola
Atualmente, investir em tecnologia é a melhor forma de proteger o CFC contra os erros no controle de fluxo de caixa. Isso porque as soluções tecnológicas vão ajudar a equipe da autoescola na hora de fazer lançamentos e controlar as informações.
No caso do sistema iCFC, por exemplo, a autoescola consegue gerenciar todas as entradas e saídas do seu caixa em poucos cliques. Também fazer lançamentos em um só espaço, identificar o canal de recebimento de cada pagamento e até gerir um extrato da conta.
Com o acesso rápido às informações e uma visão mais ampla sobre os negócios, fica mais fácil para a sua autoescola manter a saúde financeira, não é mesmo? Não só isso, assegurar que está sempre um passo à frente da concorrência.
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