O fechamento das vendas diárias da sua autoescola é uma tarefa fundamental, pois esse controle permite entender o nível de sucesso do seu negócio e as melhorias que podem ser aplicadas nos seus processos comerciais. Mas além disso, também revela se o controle financeiro está eficiente, já que seria bem complicado ter de lidar com surpresas nesse setor.
A estabilidade de uma empresa tem relação direta com as vendas aquecidas. É à partir de boas práticas comerciais que isso tem chances reais de acontecer, levando a uma situação financeira equilibrada, que permite cumprir com os compromissos e ainda investir em crescimento.
Organizar as informações relacionadas às vendas, custos e lucro faz parte de um processo que mostra os números reais do negócio, apresentados na forma de relatórios gerenciais. Através desses relatórios, fica mais fácil tomar decisões corretas e criar estratégias que vão apresentar resultados realmente eficientes.
Mas pra isso, é fundamental começar pelo fechamento das vendas diárias na autoescola. Se esta parte estiver bem organizada, será possível conhecer seus números em cada período de tempo, o que facilitará a gestão do negócio como um todo.
Controle diário das vendas é necessário mesmo?
Vale comemorar cada venda? Claro que sim! Mas nem sempre uma venda realizada significa dinheiro entrando no Caixa, concorda? Difícil lidar com essa frustração, mas a verdade é que muita água pode rolar debaixo dessa ponte até que se possa dizer que a venda foi concretizada como manda o figurino.
Por isso é tão importante administrar os recebíveis todos os dias. Só assim é possível prever a quantidade de dinheiro que está entrando no Caixa, de verdade.
A simples ação de lançar cada venda no software de autoescola garante que os gestores da empresa tenham as informações de que precisa para administrar o capital de giro. Com esses dados organizados, também fica mais fácil identificar se a formação de preços está adequada e se a margem de lucro está satisfazendo as necessidades do negócio.
Resumindo então, o controle diário das vendas é necessário sim. Isso vai orientar as ações de gestão para uma série de decisões diárias importantes. Consequentemente, vai garantir a manutenção de uma liquidez confortável para o CFC.
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Métodos para fazer o fechamento das vendas diárias na autoescola
Para começar, o controle diário das vendas deve conter as informações essenciais para conferência do Caixa. As cotas a pagar e receber devem estar organizadas a fim de gerar os dados do Fluxo de Caixa e os valores disponíveis para efetuar compras.
Existem três métodos para realizar o fechamento das vendas diárias na sua autoescola:
1. Utilizar planilhas
Nesse método, todas as informações são digitadas em uma planilha ou anotadas em papel. No caso de uso de planilhas do Excel, por exemplo, é preciso tomar o cuidado de bloquear células importantes para evitar que os cálculos essenciais sejam modificados por engano.
Outra questão a se tomar muito cuidado é a perda de dados existentes ou de novos lançamentos. Isso pode acontecer caso o trabalho não tenha sido salvo e aconteça qualquer problema com o computador (ou até numa queda de energia elétrica). Outro fator de risco é de alguém não autorizado acessar dados sigilosos sobre os alunos e sua empresa que estão ali, na planilha.
2. Anotar no papel
No caso dos controles financeiros anotados no papel, nem precisamos nos alongar muito… Você sabe que é mais arriscado ainda do que utilizar planilhas. Ou seja, tudo o que tem anotado pode ser facilmente perdido em caso de incêndios, inundações, furtos ou por qualquer outro problema.
Já pensou perder todas as informações sobre as contas a pagar e receber da sua empresa que estavam anotadas no papel? Como lembrar de quem estava inadimplente? Talvez cobrando todo mundo em duplicidade e depois ter de arcar com uma chuva de reclamações. Ou não cobrar de ninguém, justamente pra evitar problemas. Enfim, o transtorno seria imenso.
3. Utilizar um software de autoescola
Na era em que estamos vivendo, não existe escolha melhor. Ainda mais que até o governo e os Detrans exigem uma série de procedimentos que devem ser feitos exclusivamente online, pelo computador. E nem precisamos falar da pandemia que forçou muitas empresas a se reinventarem, porque a tecnologia já estava disponível bem antes disso acontecer.
Já que seu CFC tem tecnologia pra se comunicar com os órgãos do governo, porque não aproveitar esses mesmos equipamentos e utilizar um software de autoescola pra controlar as vendas e o fluxo de Caixa?
Os softwares de autoescola hoje estão muito mais modernos e inteligentes. Certamente tem algum que cabe no orçamento do seu negócio. Então, de fato, não há mais motivos pra arriscar os dados da sua empresa, dos seus alunos e de fluxo de Caixa por medo de que esta ferramenta custe caro demais.
As facilidades que o sistema para autoescola oferecem para os gestores e para suas equipes não tem o que discutir. A cada dia que passa você pode descobrir novas maneiras de aproveitá-lo. É ganho de tempo, ganho de performance da equipe, ganho de controle financeiro, menos custos e mais facilidade de interagir com os alunos…
Com os lançamentos das vendas diárias no software de autoescola, é possível tomar providencias com agilidade, mantendo as metas de faturamento. Os prazos de recebimento das parcelas dos seus alunos também se tornam mais simples de identificar e cobrar, se necessário. Com esse controle simples, no final do mês será possível verificar o valor total do faturamento.
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Quais os lançamentos necessários para fazer o fechamento diário das vendas do CFC
O fechamento das vendas do dia deve levar em consideração o lançamento das operações em seus diferentes níveis:
- Data da venda;
- Relação de produtos e/ou serviços vendidos;
- Valores e formas de pagamento (à vista, à prazo, datas de vencimento);
- Meios de pagamento (dinheiro, cartão de débito, cartão de crédito, etc);
- Descontos concedidos, valor bruto e valor líquido das vendas;
- Lucro de cada venda (vai significar o dinheiro em caixa efetivamente);
- Quem foi o vendedor ou a equipe responsável pelas vendas.
Quanto mais detalhadas forem estas informações, melhores condições o gestor terá para tomar decisões corretas.
Acompanhamento da performance da equipe de vendas
Com os dados em mãos, o segundo passo é realizar avaliações periódicas e sistemáticas. Através delas, é possível ampliar o índice de acertos e corrigir os erros com mais rapidez. Essa postura vai garantir a competitividade da sua autoescola no mercado.
O controle de vendas diárias torna possível prever receitas futuras para programar melhor as compras e os investimentos da sua empresa. Você poderá usar esses dados para checar o desempenho de diversos parâmetros, como por exemplo:
- Nível de faturamento do CFC;
- Grau de lucratividade;
- Impacto das ações de marketing e vendas perante o mercado;
- Realizar reuniões para estimular e orientar a equipe a alcançar melhores resultados sempre.
O diferencial de um sistema de controle de vendas eficaz
Todo CFC que mantém um controle de vendas eficaz, tem um ou mais gestores muito bem informados.
Eles conhecem exatamente os resultados obtidos a cada período e possuem dados essenciais para realizar um bom planejamento estratégico, como por exemplo:
- Relatório de desempenho por período ou por vendedor;
- Volume de vendas total e por linha de produto/serviço (descoberta de quais deles estão rendendo melhores resultados);
- Comparativo da evolução das vendas do CFC;
- Quadro de metas atingidas e metas a atingir;
- Quantidade de clientes novos em relação aos clientes antigos;
- Índices de inadimplência;
- Valor médio das vendas;
- Estatísticas de conversão baseadas na quantidade de atendimentos X vendas concretizadas;
Em resumo, manter o “rastreamento das vendas” significa a diferença entre empreender melhor ou enfrentar dificuldades. Ao prever a quantidade de dinheiro disponível a curto e médio prazos, os gestores bem informados evitam assumir riscos desnecessários, garantindo o equilíbrio financeiro do CFC.
E você, tem feito o fechamento das vendas diárias ou vem deixando estas informações pra conferir no final do mês? Deixe um comentário!
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Gostei bastante deste conteúdo, parabéns.